Déclaration de confidentialité

Votre vie privée est importante pour nous

La société privée à responsabilité limitée TRIBES Holding B.V., ayant son siège statutaire à RHENEN, immatriculée à la Chambre de Commerce sous le numéro d’immatriculation : 58603220, et toutes les sociétés filiales liées à elle, (ci-après également dénommée : « Tribes » ou « nous »), traitent des données à caractère personnel.

Par le terme données à caractère personnel, nous entendons toutes les données concernant une personne physique permettant directement ou indirectement d’identifier cette personne ou offrant la possibilité d’associer ces informations à la personne concernée (ci-après également dénommée : « vous » ou la ou les « personne(s) concernée(s) ».

Attachant beaucoup d’importance à la protection de votre vie privée, Tribes traite les données à caractère personnel en parfaite conformité avec le Règlement général sur la protection des données (ci-après également dénommé : « RGPD »), entré en vigueur le 25 mai 2018 dans tous les États membres de l’UE.

1. Portée de la présente déclaration de confidentialité

La présente déclaration de confidentialité s’applique aux catégories de personnes physiques suivantes :

les visiteurs des sites web de Tribes : http://www.tribes.world, http://www.tribes.nl en http://www.tribes.be ;
les visiteurs des médias sociaux utilisés par Tribes (en ce compris, mais sans s’y limiter : LinkedIn, Twitter, Instagram et Facebook) ;
les personnes qui reçoivent les newsletters de Tribes ;
les personnes qui ont complété le formulaire de contact sur le site web de Tribes ;
les visiteurs des différents établissements de Tribes ;
les participants des réunions organisées par Tribes ;
les relations d’affaires (titulaires de contrat) de Tribes ;
les utilisateurs des services de Tribes ;
les postulants ;
toutes autres personnes qui contactent Tribes ou de qui Tribes traite certaines données à caractère personnel, excepté les employés de Tribes.

Tribes n'étant pas en mesure de vérifier si les visiteurs de son site web et/ou les visiteurs des médias sociaux utilisés par Tribes sont majeurs, Tribes conseille aux détenteurs de l’autorité parentale ou de la tutelle d’un mineur d’observer les comportements en ligne de ce dernier afin d'éviter que les données du mineur ne soient traitées par Tribes.

Si vous doutez si la présente déclaration de confidentialité s'applique à vous, vous pouvez évidemment nous contacter selon les modalités décrites à l’article 9 de la présente déclaration de confidentialité.

2. Buts de traitement

Tribes traite toutes les données à caractère personnel qui sont nécessaires pour lui permettre de vous offrir ses prestations de services. Cela implique que Tribes traite en tout cas des données à caractère personnel dans le but :

de conclure et d’exécuter des contrats (commerciaux) conclus entre vous et Tribes, en ce compris l'envoi de notes de frais/factures ;
de vous permettre d'utiliser les prestations de services et les facilités de Tribes ;
de fixer des rendez-vous et de faire des réservations ;
d’entretenir des contacts clients, en ce compris l'envoi de newsletters et d’autres renseignements sollicités par vous ;
d’inviter à des réunions organisées par (ou au sein de) Tribes ;
d’élargir la clientèle de Tribes ;
d’optimiser le site web de Tribes : http://www.tribes.world, http://www.tribes.nl en http://www.tribes.be ;
d’optimiser les médiaux sociaux utilisés par Tribes ;
d’optimiser la newsletter ;
de mesurer et de tenir des statistiques générales d’utilisation du site web ;

3. Les données à caractère personnel qui sont traitées

Tribes traite toutes les données à caractère personnel que les personnes fournissent elles-mêmes à Tribes, qu’il s'agisse de celles fournies lors d’un entretien (préliminaire), d’une conversation ou d’une réunion, par téléphone ou par voie électronique (par courriel ou par le formulaire de contact du site web de Tribes) ou de celles résultant d’un contrat conclu entre vous et Tribes. Il peut s'agir là de données à caractère personnel comme :

nom, adresse et autres coordonnées comme adresse courriel ou numéro de téléphone ;
adresse IP des visiteurs de sites web ;
informations recueillies par l’utilisation de cookies ;
date de naissance ;
données (d’identité) traitées au titre de la Loi sur la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme ;
numéros personnels (Vitoz) qui sont liés aux cartes d'accès des établissements de Tribes ;
organisation et fonction ;
données financières et administratives ;
toutes autres informations qui sont indispensables pour le but pour lequel elles ont été fournies et que la personne concernée met volontairement à la disposition de Tribes ;

4. Bases du traitement

Tribes traite les données à caractère personnel sur les bases légales suivantes :

autorisation conférée par vous. Par le terme autorisation, il convient d’entendre : toute manifestation de volonté libre, spécifique, informée et univoque par laquelle vous acceptez que vos données à caractère personnel soient traitées. L’autorisation conférée pourra à tout moment être révoquée ;
le traitement est nécessaire pour satisfaire à une obligation légale imposée à Tribes, telle que l’obligation imposée à Tribes de conserver certaines données financières et administratives ;
le traitement est nécessaire pour conclure ou exécuter le contrat auquel vous êtes partie ;
le traitement est nécessaire pour gérer les intérêts légitimes de Tribes, tels que la prévention de fraudes ou les fins de marketing.

5. Sous-traitants et tiers

Pour le traitement des données à caractère personnel, Tribes peut faire appel à des organisations prestataires de services (« sous-traitants ») afin de donner exécution aux buts de traitement visés à l’article 2. Tribes conclut avec ces sous-traitants un contrat de traitement qui répond aux exigences prévues par le RGPD. Le sous-traitant garantit vos droits de la même manière que Tribes garantit ces droits et tels que ces droits sont définis dans la présente déclaration de confidentialité.

En outre, Tribes pourra fournir des données à caractère personnel à une tierce partie, telle qu’un surveillant ou tout autre organe investi de l’autorité publique, pour autant qu’il existe une obligation légale en ce sens. En principe, Tribes ne communique pas de données à caractère personnel à d’autres organisations (commerciales), sauf si la communication de ces données à caractère personnel se fait dans le cadre de (l’organisation de) un événement.

En principe, Tribes ne communique pas de données à caractère personnel à des pays situés hors de l’Espace économique européen (EEE). Au cas où Tribes communiquerait tout de même des données à caractère personnel hors de l’EEE, elle ne les communiquera qu’à des pays dont la Commission européenne a décidé qu'ils assurent un niveau de protection adéquat ou s’il existe des garanties adéquates dans le sens du RGPD.

6. Sécurité des données à caractère personnel

Tribes a pris des mesures adéquates au niveau de la technique et de son organisation permettant de traiter vos données à caractère personnel de manière à assurer leur sécurité adéquate et à les protéger de tout traitement illicite ou illégitime et de toute perte, destruction et altération involontaires.

7. Conservation des données à caractère personnel

Tribes conserve les données à caractère personnel aussi longtemps qu’il est nécessaire. Tribes applique les délais de conservation suivants :

données au titre du contrat conclu : 7 ans après la fin du contrat ;
données administratives et financières : 7 ans après la fin de tout contrat ;
données de postulants : 2 ans maximum après la conclusion de la procédure d'embauche ;
données de relations clients existantes : jusqu'à ce que ces dernières demandent la suppression de leurs données à caractère personnel, sauf les cas où Tribes est tenue de conserver ces données en vertu d’une obligation légale ;
données laissées sur le formulaire de contact par les visiteurs du site web : 5 ans après l’archivage de ces données, sauf si la personne concernée demande plus tôt leur suppression ;
données des personnes s’étant abonnées à la newsletter : dès leur désabonnement de la newsletter ;

8. Site web, cookies et médias sociaux

Afin de permettre une plus grande convivialité des sites web de Tribes, des soi-disant cookies sont utilisés. Un cookie est un petit fichier texte placé sur votre ordinateur, tablette ou smartphone lors de votre visite aux sites web de Tribes. Vous pouvez à tout moment refuser l’utilisation de ces cookies, même si cela peut porter préjudice à la fonctionnalité et la convivialité des sites web.

Le site web de Tribes contient des boutons et/ou des liens permettant de promouvoir ou de partager des sites web sur des réseaux (de médias) sociaux ou des sites web de tiers, tels que Twitter, Linkedin, Instagram ou Facebook. Tribes ne surveille pas et n'assume aucune responsabilité pour le traitement de vos données à caractère personnel par ou par l’intermédiaire de telles tierces parties. L’utilisation de ces médias se fera donc à vos risques et périls. Il est conseillé de lire la déclaration de confidentialité de ces tierces parties avant d’utiliser les services de ces dernières.

9. Droits et demandes

En tant que personne concernée, vous avez les droits suivants :

le droit de consulter vos données à caractère personnel ;
le droit de faire modifier vos données à caractère personnel ;
le droit de faire supprimer vos données à caractère personnel si celles-ci ne sont plus nécessaires pour le but pour lequel elles avaient été obtenues, sauf les cas où Tribes est tenue de conserver ces données en vertu d’une obligation légale ;
le droit de faire limiter vos données à caractère personnel ;
le droit de faire transférer vos données à caractère personnel à une autre organisation ;
le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel ;
le droit de déposer une plainte auprès de l’autorité compétente.

Pour solliciter des renseignements complémentaires ou pour présenter une demande comme visée ci-dessus, contactez Tribes en envoyant un courriel à : info@tribes.world.

10. Modifications apportées à la déclaration de confidentialité

Tribes pourra à tout moment modifier la présente déclaration de confidentialité. La version la plus actuelle de la présente déclaration de confidentialité sera à tout moment publiée au site web de Tribes. Aussi Tribes vous conseille-t-elle de consulter régulièrement le site web de Tribes.